กฎการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) มีความหมายต่อบริษัทของคุณอย่างไร

กันยายน 03, 2023

อัปเดตเมื่อวันที่ 4 กันยายน พ.ศ. 2023

ความเป็นส่วนตัวถือเป็นเรื่องใหญ่ในทุกวันนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลครั้งใหญ่ทั่วโลก วิธีการจัดการข้อมูลของเราจำเป็นต้องได้รับการดูแลและควบคุมเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลบางคนนำไปใช้ในทางที่ผิดหรือขโมยข้อมูลดังกล่าว คุณรู้ไหมว่าความเป็นส่วนตัวนั้นเป็นสิทธิมนุษยชนด้วยซ้ำ ข้อมูลส่วนบุคคลมีความละเอียดอ่อนอย่างยิ่งและมีแนวโน้มที่จะนำไปใช้ในทางที่ผิด ดังนั้นประเทศส่วนใหญ่จึงได้นำกฎหมายที่ควบคุมการใช้และการประมวลผลข้อมูล (ส่วนบุคคล) มาใช้อย่างเข้มงวด นอกจากกฎหมายของประเทศแล้ว ยังมีกฎระเบียบที่ครอบคลุมซึ่งมีอิทธิพลต่อกฎหมายของประเทศอีกด้วย ตัวอย่างเช่น สหภาพยุโรป (EU) ได้นำกฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) มาใช้ กฎระเบียบนี้มีผลบังคับใช้ในเดือนพฤษภาคม 2018 และนำไปใช้กับองค์กรใดๆ ที่เสนอสินค้าหรือบริการในตลาดสหภาพยุโรป GDPR มีผลบังคับใช้แม้ว่าบริษัทของคุณจะไม่ได้อยู่ในสหภาพยุโรป แต่ในขณะเดียวกันก็มีลูกค้าจากสหภาพยุโรป ก่อนที่เราจะลงรายละเอียดเกี่ยวกับกฎระเบียบ GDPR และข้อกำหนดต่างๆ เรามาทำความเข้าใจก่อนว่า GDPR มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุอะไร และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้ประกอบการ ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่า GDPR คืออะไร เหตุใดคุณจึงควรดำเนินการตามความเหมาะสมเพื่อปฏิบัติตาม และวิธีการดำเนินการดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

GDPR คืออะไรกันแน่?

GDPR เป็นกฎระเบียบของสหภาพยุโรปที่ครอบคลุมการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพลเมืองธรรมชาติ ดังนั้นจึงมุ่งเป้าไปที่การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลเท่านั้น ไม่ใช่ข้อมูลทางวิชาชีพหรือข้อมูลของบริษัท บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของสหภาพยุโรปมีคำอธิบายดังนี้:

“ข้อบังคับ (EU) 2016/679 ว่าด้วยการคุ้มครองบุคคลธรรมดาที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลและการเคลื่อนย้ายข้อมูลดังกล่าวอย่างเสรี ข้อความที่แก้ไขแล้วของกฎระเบียบนี้เผยแพร่ในวารสารอย่างเป็นทางการของสหภาพยุโรปเมื่อวันที่ 23 พฤษภาคม 2018 GDPR เสริมสร้างสิทธิพื้นฐานของพลเมืองในยุคดิจิทัลและส่งเสริมการค้าโดยการชี้แจงกฎเกณฑ์สำหรับธุรกิจในตลาดดิจิทัลเดียว ชุดกฎทั่วไปนี้ได้ขจัดการกระจายตัวที่เกิดจากระบบระดับชาติที่แตกต่างกัน และหลีกเลี่ยงเทปสีแดง กฎระเบียบนี้มีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 24 พฤษภาคม 2016 และมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 25 พฤษภาคม 2018 ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับบริษัทและบุคคล.[1]"

โดยพื้นฐานแล้วเป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลได้รับการจัดการอย่างปลอดภัยโดยบริษัทที่ต้องจัดการข้อมูลเนื่องจากลักษณะของสินค้าหรือบริการที่พวกเขานำเสนอ ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่งซื้อผลิตภัณฑ์บนเว็บไซต์ในฐานะพลเมืองของสหภาพยุโรป ข้อมูลของคุณจะได้รับการคุ้มครองโดยกฎระเบียบนี้เนื่องจากคุณอยู่ในสหภาพยุโรป ดังที่เราอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ บริษัทไม่จำเป็นต้องจัดตั้งในประเทศสหภาพยุโรปเพื่อให้อยู่ภายใต้ขอบเขตของกฎระเบียบนี้ ทุกบริษัทที่ติดต่อกับลูกค้าจากสหภาพยุโรปจะต้องปฏิบัติตาม GDPR เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลของพลเมืองสหภาพยุโรปทุกคนได้รับการคุ้มครองและปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าไม่มีบริษัทใดที่จะใช้ข้อมูลของคุณเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่ระบุไว้และระบุไว้โดยเฉพาะ

วัตถุประสงค์เฉพาะของ GDPR คืออะไร

วัตถุประสงค์หลักของ GDPR คือการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล กฎระเบียบ GDPR ต้องการให้ทุกองค์กรทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก รวมถึงของคุณด้วย คิดถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่พวกเขาใช้ และไตร่ตรองและคำนึงถึงเหตุผลและวิธีที่พวกเขาใช้ข้อมูลดังกล่าว โดยพื้นฐานแล้ว GDPR ต้องการให้ผู้ประกอบการตระหนักมากขึ้นเมื่อพูดถึงข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า พนักงาน ซัพพลายเออร์ และฝ่ายอื่นๆ ที่พวกเขาทำธุรกิจด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่ง กฎระเบียบ GDPR ต้องการยุติองค์กรที่รวบรวมเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลเนื่องจากสามารถทำได้โดยไม่มีเหตุผลเพียงพอ หรือเพราะพวกเขาเชื่อว่าพวกเขาสามารถได้รับประโยชน์จากมันในขณะนี้หรือในอนาคตโดยไม่ต้องให้ความสนใจมากนักและไม่ได้แจ้งให้คุณทราบ ดังที่คุณเห็นในข้อมูลด้านล่าง จริงๆ แล้ว GDPR ไม่ได้ห้ามอะไรมากนัก คุณยังคงเข้าร่วมการตลาดผ่านอีเมลได้ โฆษณาได้ และคุณยังสามารถขายและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าได้ ตราบใดที่คุณให้ความโปร่งใสว่าคุณเคารพความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคลอย่างไร กฎระเบียบมีเนื้อหาเกี่ยวกับการให้ข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลของคุณ เพื่อให้ลูกค้าและบุคคลที่สามอื่นๆ ได้รับทราบเกี่ยวกับเป้าหมายและการดำเนินการเฉพาะของคุณ ด้วยวิธีนี้ บุคคลทุกคนสามารถให้ข้อมูลของตนแก่คุณได้โดยได้รับความยินยอมและแจ้งให้ทราบเป็นอย่างน้อย พอจะกล่าวได้ว่า คุณต้องทำตามที่คุณพูดและไม่ใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่คุณระบุไว้ เนื่องจากอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมากและผลที่ตามมาอื่น ๆ

ผู้ประกอบการที่นำ GDPR ไปใช้

คุณอาจถามตัวเองว่า "GDPR ใช้กับบริษัทของฉันด้วยหรือไม่" คำตอบนี้ค่อนข้างง่าย: หากคุณมีฐานลูกค้าหรือการบริหารงานบุคคลกับบุคคลจากสหภาพยุโรป คุณจะประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล และหากคุณประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) กฎหมายกำหนดว่าคุณสามารถทำอะไรกับข้อมูลส่วนบุคคลได้บ้าง และคุณจะต้องปกป้องข้อมูลดังกล่าวอย่างไร ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญเสมอสำหรับองค์กรของคุณ เนื่องจากเป็นข้อบังคับสำหรับทุกบริษัทที่เกี่ยวข้องกับบุคคลในสหภาพยุโรปที่จะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ GDPR การโต้ตอบทั้งทางอาชีพและส่วนตัวของเราทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัลมากขึ้น ดังนั้นการพิจารณาความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคลจึงเป็นสิ่งที่ควรทำ ลูกค้าคาดหวังว่าร้านค้าอันเป็นที่รักจะจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลที่พวกเขาให้มาด้วยความระมัดระวัง ดังนั้นการมีกฎระเบียบส่วนบุคคลเกี่ยวกับ GDPR ตามลำดับจึงเป็นสิ่งที่คุณสามารถภาคภูมิใจได้ และเพื่อเป็นโบนัสเพิ่มเติม ลูกค้าของคุณจะชื่นชอบมัน

เมื่อคุณจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ตาม GDPR คุณจะประมวลผลข้อมูลนี้เกือบทุกครั้งเช่นกัน ลองนึกถึงการรวบรวม จัดเก็บ ปรับเปลี่ยน เสริม หรือส่งต่อข้อมูล แม้ว่าคุณจะสร้างหรือลบข้อมูลโดยไม่เปิดเผยตัวตน คุณก็กำลังประมวลผลข้อมูลนั้นด้วย ข้อมูลคือข้อมูลส่วนบุคคลหากเกี่ยวข้องกับบุคคลซึ่งคุณสามารถแยกความแตกต่างจากบุคคลอื่นได้ นั่นคือคำจำกัดความของบุคคลที่ระบุตัวตน ซึ่งเราจะกล่าวถึงรายละเอียดในบทความนี้ ตัวอย่างเช่น คุณได้ระบุบุคคลหากคุณทราบชื่อและนามสกุลของพวกเขา และข้อมูลนี้ยังตรงกับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการระบุตัวตนที่ออกอย่างเป็นทางการ ในฐานะบุคคลที่มีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ คุณสามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณให้กับองค์กรได้ ประการแรก GDPR ให้สิทธิ์แก่คุณในการรับแจ้งเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลเฉพาะที่องค์กรใช้และเหตุผล ในเวลาเดียวกัน คุณมีสิทธิ์ได้รับแจ้งว่าองค์กรเหล่านี้รับประกันความเป็นส่วนตัวของคุณอย่างไร นอกจากนี้ คุณยังสามารถคัดค้านการใช้ข้อมูลของคุณ ขอให้องค์กรลบข้อมูลของคุณ หรือแม้แต่ขอให้ถ่ายโอนข้อมูลของคุณไปยังบริการที่แข่งขันกัน[2] โดยพื้นฐานแล้ว บุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลจะเลือกสิ่งที่คุณดำเนินการกับข้อมูลนั้น นี่คือเหตุผลที่คุณต้องพิถีพิถันในฐานะองค์กรด้วยข้อมูลที่คุณให้เกี่ยวกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณได้รับอย่างแน่นอน เนื่องจากบุคคลที่ข้อมูลเป็นเจ้าของจำเป็นต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับเหตุผลที่ข้อมูลของพวกเขาได้รับการประมวลผลเลย บุคคลเท่านั้นจึงจะสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณกำลังใช้ข้อมูลอย่างถูกต้องหรือไม่

ข้อมูลใดบ้างที่เกี่ยวข้องกันแน่?

ข้อมูลส่วนบุคคลมีบทบาทที่สำคัญที่สุดภายใน GDPR การปกป้องความเป็นส่วนตัวของบุคคลคือจุดเริ่มต้น หากเราอ่านหลักเกณฑ์ GDPR อย่างละเอียด เราจะแบ่งข้อมูลออกเป็นสามประเภทได้ หมวดแรกเป็นเรื่องเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยเฉพาะ ข้อมูลนี้สามารถจัดหมวดหมู่เป็นข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคลธรรมดาที่ระบุตัวหรือระบุตัวตนได้ ตัวอย่างเช่น รายละเอียดชื่อและที่อยู่ของเขาหรือเธอ ที่อยู่อีเมล ที่อยู่ IP วันเกิด ตำแหน่งปัจจุบัน รวมถึงรหัสอุปกรณ์ ข้อมูลส่วนบุคคลนี้เป็นข้อมูลทั้งหมดที่สามารถระบุตัวบุคคลธรรมดาได้ โปรดทราบว่าแนวคิดนี้ได้รับการตีความอย่างกว้างๆ ไม่จำกัดเพียงนามสกุล ชื่อ วันเกิด หรือที่อยู่เท่านั้น ข้อมูลบางอย่าง - ซึ่งตั้งแต่แรกเห็นไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล - ยังคงอยู่ภายใต้ GDPR ได้โดยการเพิ่มข้อมูลบางอย่าง ดังนั้นจึงเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าแม้แต่ที่อยู่ IP (ไดนามิก) ซึ่งเป็นการรวมหมายเลขเฉพาะที่คอมพิวเตอร์สื่อสารกันทางอินเทอร์เน็ตก็ถือได้ว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล แน่นอนว่าสิ่งนี้จะต้องได้รับการพิจารณาโดยเฉพาะสำหรับแต่ละกรณี แต่ต้องพิจารณาข้อมูลที่คุณประมวลผลด้วย

หมวดหมู่ที่สองเป็นเรื่องเกี่ยวกับสิ่งที่เรียกว่าข้อมูลปลอมที่ไม่เปิดเผยตัวตน: ข้อมูลส่วนบุคคลที่ประมวลผลในลักษณะที่ไม่สามารถติดตามข้อมูลได้อีกต่อไปโดยไม่ต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติม แต่ยังคงทำให้บุคคลมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ตัวอย่างเช่น ที่อยู่อีเมลที่เข้ารหัส ID ผู้ใช้ หรือหมายเลขลูกค้าที่เชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นผ่านฐานข้อมูลภายในที่มีความปลอดภัยสูงเท่านั้น สิ่งนี้ยังอยู่ในขอบเขตของ GDPR อีกด้วย หมวดหมู่ที่สามประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่ระบุตัวตนทั้งหมด: ข้อมูลที่ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่อนุญาตให้ติดตามกลับถูกลบไปแล้ว ในทางปฏิบัติสิ่งนี้มักจะพิสูจน์ได้ยาก เว้นแต่ว่าข้อมูลส่วนบุคคลจะสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ตั้งแต่แรก นี่จึงอยู่นอกขอบเขตของ GDPR

ใครมีคุณสมบัติเป็นบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้?

บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อยในการระบุว่าใครอยู่ภายใต้ขอบเขตของ 'บุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้' โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากมีโปรไฟล์ปลอมมากมายบนอินเทอร์เน็ต เช่น ผู้ที่มีบัญชีโซเชียลมีเดียปลอม โดยทั่วไป คุณสามารถสันนิษฐานได้ว่าสามารถระบุตัวบุคคลได้เมื่อคุณสามารถติดตามข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขากลับโดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากเกินไป ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงหมายเลขลูกค้าที่คุณสามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลบัญชีได้ หรือหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายและทราบว่าเป็นของใคร นี่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมด หากคุณดูเหมือนจะมีปัญหาในการระบุตัวบุคคล คุณจำเป็นต้องค้นคว้าเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย คุณสามารถขอให้บุคคลนั้นแสดงบัตรประจำตัวที่ถูกต้องได้ เพียงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังติดต่อกับใคร คุณยังสามารถค้นหาในฐานข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบแล้วเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวตนของบุคคล เช่น สมุดโทรศัพท์ดิจิทัล (ซึ่งยังคงมีอยู่จริง) หากคุณไม่แน่ใจว่าลูกค้าหรือบุคคลที่สามอื่น ๆ สามารถระบุตัวตนได้หรือไม่ ให้ลองติดต่อลูกค้ารายนั้นและขอข้อมูลส่วนบุคคล หากบุคคลนั้นไม่ตอบคำถามของคุณ โดยทั่วไปวิธีที่ดีที่สุดคือลบข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีและละทิ้งข้อมูลที่คุณได้รับมา อาจเป็นไปได้ว่ามีคนใช้ข้อมูลระบุตัวตนปลอม GDPR มีเป้าหมายในการปกป้องบุคคล แต่คุณในฐานะบริษัทยังต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อป้องกันตนเองจากการฉ้อโกง น่าเสียดายที่ผู้คนสามารถใช้ข้อมูลระบุตัวตนปลอมได้ ดังนั้นจึงควรระมัดระวังเกี่ยวกับข้อมูลที่ผู้คนให้มา เมื่อมีคนใช้ข้อมูลระบุตัวตนของผู้อื่น สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อคุณในฐานะบริษัท แนะนำให้มีความรอบคอบตลอดเวลา

เหตุผลอันชอบด้วยกฎหมายในการใช้ข้อมูลของบุคคลที่สาม

องค์ประกอบหลักของ GDPR คือกฎที่คุณควรใช้ข้อมูลของบุคคลที่สามเพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุและถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น จากข้อกำหนดในการลดขนาดข้อมูล GDPR กำหนดให้คุณสามารถใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ระบุไว้และจัดทำเป็นเอกสารเท่านั้น ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยหนึ่งในหกฐานกฎหมาย GDPR ที่มีอยู่ กล่าวอีกนัยหนึ่ง การใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณถูกจำกัดตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้และพื้นฐานทางกฎหมาย การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลใด ๆ ที่คุณดำเนินการจะต้องได้รับการบันทึกไว้ในทะเบียน GDPR พร้อมด้วยวัตถุประสงค์และพื้นฐานทางกฎหมาย เอกสารนี้บังคับให้คุณคิดถึงกิจกรรมการประมวลผลแต่ละรายการ และพิจารณาวัตถุประสงค์และพื้นฐานทางกฎหมายอย่างรอบคอบ GDPR เปิดใช้งานฐานทางกฎหมายหกฐาน ซึ่งเราจะสรุปด้านล่าง

ภาระผูกพันตามสัญญา: เมื่อทำสัญญา ข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องได้รับการประมวลผล ข้อมูลส่วนบุคคลอาจถูกนำมาใช้เมื่อใช้สัญญา
ความยินยอม: ผู้ใช้ให้อนุญาตอย่างชัดเจนสำหรับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของตนหรือการวางคุกกี้
ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย: การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลมีความจำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์เพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของผู้ควบคุมหรือบุคคลที่สาม ความสมดุลเป็นสิ่งสำคัญในกรณีนี้ ไม่ควรละเมิดเสรีภาพส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูล
ผลประโยชน์ที่สำคัญ: ข้อมูลอาจถูกประมวลผลเมื่อมีสถานการณ์ของชีวิตหรือความตายเกิดขึ้น
ภาระผูกพันทางกฎหมาย: ข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องได้รับการประมวลผลตามกฎหมาย
ประโยชน์สาธารณะ: ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับรัฐบาลและหน่วยงานท้องถิ่น เช่น ความเสี่ยงเกี่ยวกับความสงบเรียบร้อยและความปลอดภัยของสาธารณะ และการคุ้มครองสาธารณะโดยทั่วไป

เหล่านี้เป็นฐานทางกฎหมายที่อนุญาตให้คุณจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล บ่อยครั้ง สาเหตุบางประการเหล่านี้อาจทับซ้อนกัน โดยทั่วไปนั่นจะไม่เป็นปัญหา ตราบใดที่คุณสามารถอธิบายและพิสูจน์ได้ว่ามีพื้นฐานทางกฎหมายจริงๆ เมื่อคุณไม่มีพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการจัดเก็บและการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คุณอาจประสบปัญหา โปรดทราบว่า GDPR มีการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคล ดังนั้นจึงมีเหตุผลที่มีฐานทางกฎหมายที่จำกัดเท่านั้น ทราบและนำสิ่งเหล่านี้ไปใช้ และคุณควรจะปลอดภัยในฐานะองค์กรหรือบริษัท

ข้อมูลที่ GDPR นำไปใช้

GDPR เป็นแกนหลัก ใช้กับการประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติทั้งหมดหรืออย่างน้อยบางส่วน ซึ่งรวมถึงการประมวลผลข้อมูลผ่านฐานข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์เป็นต้น แต่ยังใช้กับข้อมูลส่วนบุคคลที่รวมอยู่ในไฟล์จริงด้วย เช่น ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวร แต่ไฟล์เหล่านี้จะต้องมีสาระสำคัญในแง่ที่ว่าข้อมูลที่รวมไว้นั้นเชื่อมโยงกับคำสั่งซื้อ ไฟล์ หรือการติดต่อทางธุรกิจ หากคุณเป็นเจ้าของบันทึกที่เขียนด้วยลายมือซึ่งมีเพียงชื่อเท่านั้น บันทึกนั้นจะไม่เข้าข่ายเป็นข้อมูลภายใต้ GDPR บันทึกที่เขียนด้วยลายมือนี้อาจมาจากคนที่สนใจคุณหรือมีลักษณะเป็นส่วนตัว วิธีทั่วไปในการประมวลผลข้อมูลโดยบริษัทต่างๆ ได้แก่ การจัดการคำสั่งซื้อ ฐานข้อมูลลูกค้า ฐานข้อมูลซัพพลายเออร์ การบริหารพนักงาน และแน่นอนว่ารวมถึงการตลาดทางตรง เช่น จดหมายข่าวและการส่งจดหมายโดยตรง บุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณประมวลผลเรียกว่า "เจ้าของข้อมูล" ซึ่งอาจเป็นลูกค้า สมาชิกจดหมายข่าว พนักงาน หรือผู้ติดต่อ ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทจะไม่ถูกมองว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ในขณะที่ข้อมูลเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียวหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระถือเป็น[3]

กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการตลาดออนไลน์

GDPR มีผลกระทบอย่างมากเมื่อพูดถึงเรื่องการตลาดออนไลน์ มีกฎพื้นฐานบางประการที่คุณจะต้องปฏิบัติตาม เช่น เสนอตัวเลือกไม่รับเสมอในกรณีของการตลาดผ่านอีเมล นอกจากนี้ผู้ประกวดราคาจะต้องสามารถระบุและปรับเปลี่ยนการตั้งค่าของตนเองได้ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องปรับเปลี่ยนอีเมล หากคุณยังไม่มีตัวเลือกเหล่านี้ หลายองค์กรยังใช้กลไกการกำหนดเป้าหมายใหม่ ซึ่งสามารถทำได้ผ่าน Facebook หรือ Google Ads แต่โปรดจำไว้ว่าคุณจะต้องขออนุญาตอย่างชัดแจ้งในการดำเนินการนี้ คุณอาจมีนโยบายความเป็นส่วนตัวและคุกกี้บนเว็บไซต์ของคุณอยู่แล้ว ดังนั้นด้วยกฎเหล่านี้ จำเป็นต้องแก้ไขส่วนทางกฎหมายเหล่านี้ด้วย ข้อกำหนด GDPR ระบุว่าเอกสารเหล่านี้ต้องมีความครอบคลุมและโปร่งใสมากขึ้น คุณมักจะสามารถใช้ข้อความแบบจำลองสำหรับการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ได้ ซึ่งหาได้ฟรีบนอินเทอร์เน็ต นอกเหนือจากการปรับเปลี่ยนทางกฎหมายสำหรับนโยบายความเป็นส่วนตัวและคุกกี้ของคุณแล้ว จะต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ประมวลผลข้อมูลด้วย บุคคลนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการประมวลผลข้อมูลและรับรองว่าองค์กรเป็นไปตามและยังคงปฏิบัติตาม GDPR

เคล็ดลับและวิธีปฏิบัติตาม GDPR

แน่นอนว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณในฐานะผู้ประกอบการจะต้องปฏิบัติตามข้อบังคับและกฎเกณฑ์ทางกฎหมาย เช่น GDPR โชคดีที่มีวิธีปฏิบัติตาม GDPR ได้โดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว GDPR ในตัวมันไม่ได้ห้ามสิ่งใดเลยจริงๆ แต่ได้กำหนดหลักเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับวิธีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล หากคุณไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เฉพาะและใช้ข้อมูลด้วยเหตุผลที่ไม่ได้กล่าวถึงใน GDPR หรืออยู่นอกขอบเขต คุณอาจเสี่ยงต่อการถูกปรับและผลที่ตามมาที่เลวร้ายยิ่งกว่านั้น นอกจากนั้น โปรดทราบว่าทุกฝ่ายที่คุณทำงานด้วยจะเคารพคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจ เมื่อคุณเคารพข้อมูลและความเป็นส่วนตัวของพวกเขาด้วย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีภาพลักษณ์เชิงบวกและน่าเชื่อถือ ซึ่งส่งผลดีต่อธุรกิจอย่างแท้จริง ตอนนี้เราจะพูดถึงเคล็ดลับบางประการที่จะทำให้การปฏิบัติตาม GDPR เป็นกระบวนการที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ

1. จัดทำแผนผังว่าข้อมูลส่วนบุคคลใดที่คุณประมวลผลตั้งแต่แรก

สิ่งแรกที่ต้องทำคือค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการและเพื่อวัตถุประสงค์ใด คุณจะรวบรวมข้อมูลใด? คุณต้องใช้ข้อมูลจำนวนเท่าใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ? แค่ชื่อและที่อยู่อีเมล หรือคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ด้วย นอกจากนี้คุณยังต้องสร้างทะเบียนการประมวลผลซึ่งคุณจะแสดงรายการข้อมูลที่คุณเก็บไว้ แหล่งที่มา และฝ่ายใดที่คุณแบ่งปันข้อมูลนี้ คำนึงถึงระยะเวลาการเก็บรักษาด้วย เนื่องจาก GDPR ระบุว่าคุณต้องมีความโปร่งใสเกี่ยวกับเรื่องนี้

2. ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวสำหรับธุรกิจของคุณโดยทั่วไป

ความเป็นส่วนตัวเป็นหัวข้อที่สำคัญมาก และสิ่งนี้จะยังคงเป็นเช่นนั้นในอนาคต (ที่คาดไม่ถึง) เนื่องจากเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกำลังก้าวหน้าและเพิ่มขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่คุณจะต้องแจ้งให้ตัวเองทราบเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวที่จำเป็นทั้งหมดและจัดลำดับความสำคัญในขณะที่ทำธุรกิจ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่รับประกันว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายที่บังคับใช้ทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังจะสร้างภาพลักษณ์ของความไว้วางใจให้กับบริษัทของคุณด้วย ดังนั้น ในฐานะผู้ประกอบการ จงดื่มด่ำกับกฎ GDPR หรือขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังทำธุรกิจอย่างถูกกฎหมายในเรื่องความเป็นส่วนตัว คุณจำเป็นต้องค้นหากฎเกณฑ์ที่แน่นอนที่บริษัทของคุณจะต้องปฏิบัติตาม หน่วยงานของเนเธอร์แลนด์ยังสามารถช่วยเหลือคุณด้วยข้อมูล เคล็ดลับ และเครื่องมือมากมายที่ใช้ในชีวิตประจำวัน

3. ระบุพื้นฐานทางกฎหมายที่ถูกต้องสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว มีเพียงหกฐานทางกฎหมายที่เป็นทางการเท่านั้นที่อนุญาตให้คุณประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ตาม GDPR หากคุณกำลังจะใช้ข้อมูล สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือคุณต้องรู้ว่าพื้นฐานทางกฎหมายใดที่เป็นรากฐานของการใช้งานของคุณ ตามหลักการแล้ว คุณควรบันทึกการประมวลผลข้อมูลประเภทต่างๆ ที่คุณทำกับบริษัทของคุณ เช่น ในนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ เพื่อให้ลูกค้าและบุคคลที่สามสามารถอ่านและรับทราบข้อมูลนี้ได้ จากนั้น ระบุพื้นฐานทางกฎหมายที่ถูกต้องสำหรับการดำเนินการแต่ละอย่างแยกกัน หากคุณต้องการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลด้วยเหตุผลหรือเหตุผลใหม่ๆ อย่าลืมเพิ่มกิจกรรมนี้ก่อนที่จะเริ่ม

4. พยายามลดการใช้ข้อมูลของคุณให้เหลือน้อยที่สุด

คุณในฐานะองค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวบรวมเฉพาะองค์ประกอบข้อมูลขั้นต่ำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่แน่นอน ตัวอย่างเช่น หากคุณขายสินค้าหรือบริการออนไลน์ ผู้ใช้ของคุณจะต้องแจ้งอีเมลและรหัสผ่านแก่คุณเท่านั้นเพื่อให้กระบวนการลงทะเบียนดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ไม่จำเป็นต้องถามลูกค้าถึงเพศ สถานที่เกิด หรือแม้แต่ที่อยู่ของลูกค้าในขั้นตอนการลงทะเบียน เฉพาะเมื่อผู้ใช้ซื้อสินค้าต่อไปและต้องการให้จัดส่งไปยังที่อยู่บางแห่งเท่านั้นจึงจำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้นคุณมีสิทธิ์ขอที่อยู่ของผู้ใช้ในขั้นตอนนั้น เนื่องจากนี่เป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับกระบวนการจัดส่ง การลดปริมาณข้อมูลที่รวบรวมจะช่วยลดผลกระทบจากความเป็นส่วนตัวหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น การลดขนาดข้อมูลเป็นข้อกำหนดหลักของ GDPR และมีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ เนื่องจากคุณประมวลผลเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้นและไม่มีอะไรเพิ่มเติม

5. รู้สิทธิของบุคคลที่คุณประมวลผลข้อมูล

ส่วนสำคัญในการมีความรู้เกี่ยวกับ GDPR คือการแจ้งตัวเองเกี่ยวกับสิทธิ์ของลูกค้าและบุคคลที่สามอื่นๆ ที่คุณจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลของตน มีเพียงการรู้ถึงสิทธิของพวกเขาเท่านั้นที่จะสามารถปกป้องตนเองและหลีกเลี่ยงการถูกปรับ เป็นเรื่องจริงที่ GDPR ได้แนะนำสิทธิที่สำคัญหลายประการสำหรับบุคคล เช่น สิทธิ์ในการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคล สิทธิ์ในการแก้ไขหรือลบข้อมูล และสิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลของตน เราจะหารือเกี่ยวกับสิทธิเหล่านี้โดยย่อด้านล่าง

สิทธิ์ในการเข้าถึง

สิทธิ์การเข้าถึงลำดับแรกหมายความว่าบุคคลมีสิทธิ์ดูและปรึกษาข้อมูลส่วนบุคคลที่ประมวลผลเกี่ยวกับพวกเขา หากลูกค้าขอสิ่งนี้ คุณก็จำเป็นต้องจัดเตรียมสิ่งนี้ให้พวกเขาด้วย

สิทธิในการแก้ไข

การแก้ไขก็เหมือนกับการแก้ไข สิทธิ์ในการแก้ไขจึงให้สิทธิ์แก่บุคคลในการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมข้อมูลส่วนบุคคลที่องค์กรประมวลผลเกี่ยวกับพวกเขา เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง

สิทธิที่จะถูกลืม

สิทธิที่จะถูกลืมหมายถึงสิ่งที่กล่าวไว้: สิทธิที่จะถูก 'ลืม' เมื่อลูกค้าร้องขอสิ่งนี้โดยเฉพาะ องค์กรจึงจำเป็นต้องลบข้อมูลส่วนบุคคลของตน โปรดทราบว่าหากมีภาระผูกพันทางกฎหมาย บุคคลจะไม่สามารถเรียกร้องสิทธิ์นี้ได้

สิทธิ์ในการ จำกัด การประมวลผล

สิทธิ์นี้เปิดโอกาสให้บุคคลในฐานะเจ้าของข้อมูลสามารถจำกัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถขอให้มีการประมวลผลข้อมูลน้อยลงได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทขอข้อมูลมากกว่าที่จำเป็นจริงๆ สำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

สิทธิในการพกพาข้อมูล

สิทธิ์นี้หมายความว่าบุคคลมีสิทธิ์ในการถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของตนไปยังองค์กรอื่น ตัวอย่างเช่น หากมีคนไปหาคู่แข่งหรือพนักงานไปทำงานให้กับบริษัทอื่น และคุณถ่ายโอนข้อมูลไปยังบริษัทนี้

สิทธิ์ในการคัดค้าน

สิทธิ์ในการคัดค้านหมายความว่าบุคคลมีสิทธิ์คัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตน เช่น เมื่อข้อมูลนั้นถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด พวกเขาสามารถใช้สิทธิ์นี้ด้วยเหตุผลส่วนตัวโดยเฉพาะ

สิทธิที่จะไม่อยู่ภายใต้การตัดสินใจโดยอัตโนมัติ

บุคคลมีสิทธิที่จะไม่ตกอยู่ภายใต้การตัดสินใจอัตโนมัติเต็มรูปแบบซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อตนเองหรือก่อให้เกิดผลทางกฎหมายจากการแทรกแซงของมนุษย์ ตัวอย่างของการประมวลผลแบบอัตโนมัติคือระบบจัดอันดับเครดิตที่จะกำหนดโดยอัตโนมัติว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับเงินกู้หรือไม่

สิทธิในการได้รับข้อมูล

ซึ่งหมายความว่าองค์กรจะต้องให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่บุคคลเกี่ยวกับการรวบรวมและการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนเมื่อบุคคลร้องขอสิ่งนี้ องค์กรจะต้องสามารถระบุข้อมูลที่พวกเขาประมวลผลและเหตุผลตามหลักการของ GDPR

ด้วยการทำความคุ้นเคยกับสิทธิ์เหล่านี้ คุณจะสามารถคาดการณ์ได้ดีขึ้นเมื่อลูกค้าและบุคคลที่สามอาจสอบถามเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณกำลังประมวลผล จากนั้นคุณจะพบว่าการบังคับและส่งข้อมูลที่พวกเขาขอนั้นง่ายกว่ามาก เนื่องจากคุณได้เตรียมพร้อมแล้ว ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในการเตรียมพร้อมสำหรับการสอบถามข้อมูลและเตรียมข้อมูลให้พร้อมเสมอ เช่น การลงทุนในระบบการจัดการลูกค้าที่ดีที่ช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณไม่ปฏิบัติตาม?

เราได้กล่าวถึงเรื่องนี้แล้วในช่วงสั้นๆ ก่อนหน้านี้: จะมีผลที่ตามมาเมื่อคุณไม่ปฏิบัติตาม GDPR ขอย้ำอีกครั้งว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีบริษัทที่ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรปจึงจำเป็นต้องปฏิบัติตาม หากคุณมีลูกค้าแม้แต่รายเดียวที่อยู่ในสหภาพยุโรปซึ่งมีข้อมูลที่คุณประมวลผล คุณจะอยู่ภายใต้ขอบเขตของ GDPR ค่าปรับที่สามารถเรียกเก็บได้มี 10 ระดับ หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลที่มีอำนาจในแต่ละประเทศสามารถออกค่าปรับที่มีประสิทธิผลได้สองระดับ ระดับนั้นจะพิจารณาจากการละเมิดโดยเฉพาะ ค่าปรับระดับหนึ่งรวมถึงการละเมิด เช่น การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เยาว์โดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้ปกครอง ความล้มเหลวในการรายงานการละเมิดข้อมูล และการร่วมมือกับผู้ประมวลผลที่ไม่ได้ให้การรับประกันที่เพียงพอในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูลที่จำเป็น ค่าปรับเหล่านี้อาจสูงถึง 2 ล้านยูโร หรือในกรณีของบริษัท มากถึง XNUMX% ของมูลค่าการซื้อขายประจำปีทั่วโลกของคุณจากปีการเงินก่อนหน้า

ใช้ระดับสองหากคุณกระทำความผิดขั้นพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น การไม่ปฏิบัติตามหลักการประมวลผลข้อมูล หรือหากองค์กรไม่สามารถแสดงให้เห็นได้ว่าเจ้าของข้อมูลได้ให้ความยินยอมในการประมวลผลข้อมูลแล้ว หากคุณตกอยู่ภายใต้ขอบเขตของค่าปรับระดับ 20 คุณจะเสี่ยงต่อการถูกปรับสูงสุด 4 ล้านยูโร หรือสูงถึง XNUMX% ของมูลค่าการซื้อขายทั่วโลกของบริษัทของคุณ โปรดทราบว่าจำนวนเงินเหล่านี้ได้รับการเพิ่มให้สูงสุดแล้วและขึ้นอยู่กับสถานการณ์ส่วนบุคคลและรายได้ต่อปีของธุรกิจของคุณ ท่ามกลางปัจจัยอื่นๆ นอกเหนือจากค่าปรับแล้ว หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลระดับชาติยังอาจกำหนดมาตรการคว่ำบาตรอื่นๆ อีกด้วย อาจมีตั้งแต่คำเตือนและการตำหนิไปจนถึงการหยุดการประมวลผลข้อมูลชั่วคราว (และบางครั้งก็ถาวร) ในกรณีดังกล่าว คุณอาจไม่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลผ่านองค์กรของคุณเป็นการชั่วคราวหรือถาวรอีกต่อไป เช่น เนื่องจากคุณได้กระทำความผิดทางอาญาซ้ำแล้วซ้ำเล่า สิ่งนี้จะทำให้คุณไม่สามารถทำธุรกิจได้ การลงโทษ GDPR ที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งคือการชำระค่าเสียหายให้กับผู้ใช้ที่ยื่นเรื่องร้องเรียนที่มีมูลความจริง กล่าวโดยสรุป ควรระมัดระวังความเป็นส่วนตัวและข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบร้ายแรงดังกล่าว

คุณต้องการทราบว่าคุณปฏิบัติตาม GDPR หรือไม่?

หากคุณวางแผนที่จะเริ่มต้นธุรกิจในเนเธอร์แลนด์ คุณจะต้องปฏิบัติตาม GDPR หากคุณกำลังทำธุรกิจกับลูกค้าชาวดัตช์ หรือลูกค้าที่อยู่ในประเทศสหภาพยุโรปอื่น ๆ คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของสหภาพยุโรปนี้ด้วย หากคุณไม่ทราบแน่ชัดว่าคุณเข้าข่าย GDPR หรือไม่ คุณสามารถติดต่อได้ตลอดเวลา Intercompany Solutions เพื่อขอคำแนะนำในเรื่องดังกล่าว เราสามารถช่วยเหลือคุณในการตรวจสอบว่าคุณมีกฎระเบียบและกระบวนการภายในที่บังคับใช้หรือไม่ และข้อมูลที่คุณให้กับบุคคลที่สามนั้นเพียงพอหรือไม่ บางครั้งการมองข้ามข้อมูลสำคัญอาจเป็นเรื่องง่ายมาก ซึ่งอาจทำให้คุณมีปัญหากับกฎหมายได้ ข้อควรจำ: ความเป็นส่วนตัวเป็นหัวข้อที่สำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกฎระเบียบและข่าวสารล่าสุดอยู่เสมอ หากคุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานประกอบธุรกิจในเนเธอร์แลนด์ โปรดติดต่อ Intercompany Solutions ได้ตลอดเวลา เรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณในทุกข้อสงสัยที่คุณอาจมี หรือเสนอราคาที่ชัดเจนให้กับคุณ

แหล่งที่มา:

https://gdpr-info.eu/

https://www.afm.nl/en/over-de-afm/organisatie/privacy

https://finance.ec.europa.eu/

[1] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/data-protection-eu_nl#:~:text=The%20general%20regulation%20dataprotection%20(GDPR)&text=The%20AVG%20(also%20known%20under,digital%20unified%20market%20te%20.

[2] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming

[3] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming