ภาระผูกพันทางการเงินตามกฎหมายของประเทศเนเธอร์แลนด์

อัปเดตเมื่อวันที่ 26 มิถุนายน 2023

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจในเนเธอร์แลนด์ คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายดัตช์ทั้งหมดที่ควบคุมสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ หนึ่งในกฎหมายดังกล่าวคือภาระผูกพันในการเก็บรักษาทางการคลัง สิ่งนี้จะบอกคุณว่าคุณต้องเก็บถาวรการบริหารธุรกิจของคุณเป็นเวลาหลายปี ทำไม เนื่องจากการดำเนินการนี้จะช่วยให้หน่วยงานด้านภาษีของเนเธอร์แลนด์สามารถตรวจสอบการบริหารของคุณได้ทุกเมื่อที่เห็นสมควร ภาระหน้าที่ในการเก็บภาษีเป็นภาระผูกพันทางกฎหมายที่บังคับใช้กับผู้ประกอบการทุกรายในเนเธอร์แลนด์ หากคุณเคยชินกับการทำงานกับไฟล์ที่ค่อนข้างเก่าและวิธีในการเก็บถาวรการดูแลระบบของคุณ สิ่งนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าค่อนข้างท้าทาย มีโอกาสที่ดีที่คุณไม่ได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันในการเก็บรักษาโดยที่คุณไม่รู้ตัว

โดยพื้นฐานแล้ว ภาระผูกพันในการคงไว้ซึ่งการคลังระบุว่าผู้ประกอบการทุกคนในเนเธอร์แลนด์มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องบริหารบริษัทของตนเป็นเวลาเจ็ดปี โปรดทราบว่าสำหรับเอกสารบางประเภท ระยะเวลาเก็บรักษาเจ็ดปีจะมีผล แต่สำหรับเอกสารอื่นๆ สิบปี เอกสารยังต้องถูกจัดเก็บในลักษณะที่ช่วยให้ผู้ตรวจสอบของหน่วยงานภาษีของเนเธอร์แลนด์สามารถตรวจสอบการบริหารได้อย่างง่ายดายภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าภาระผูกพันในการเก็บรักษาทางการเงินมีความหมายอย่างไรสำหรับบริษัทของคุณ คุณจะปฏิบัติตามได้อย่างไร และข้อผิดพลาดใดที่ต้องระวัง

ข้อมูลเกี่ยวกับภาระผูกพันในการเก็บรักษาทางการเงิน

ดังที่เราได้อธิบายไปแล้วข้างต้น เจ้าของธุรกิจชาวดัตช์ทุกคนมีหน้าที่ตามกฎหมายในการเสนอโอกาสให้หน่วยงานด้านภาษีของเนเธอร์แลนด์ตรวจสอบการบริหารเมื่อเจ็ดปีที่แล้ว ข้อมูลนี้ใช้กับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการใช้จ่ายและรายได้ทางการเงินของคุณ เช่น บัญชีแยกประเภท การจัดการสต็อกของคุณ บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ การบริหารการซื้อและการขาย และการบริหารบัญชีเงินเดือน ดังนั้นเงินทั้งหมดที่ไหลเข้าและออกในระหว่างปีบัญชีใดโดยเฉพาะ ซึ่งเริ่มจาก 1^st ของเดือนมกราคมถึงวันที่ 31^st ของเดือนธันวาคม คุณต้องจำไว้ว่านั่นหมายความว่าผู้ประกอบการชาวดัตช์ทุกรายจะต้องสามารถแสดงข้อมูลทั้งหมดจากเจ็ด (หรือสิบ) ปีที่ผ่านมาได้ในระหว่างการสุ่มตรวจสอบโดยหน่วยงานด้านภาษี หมายความว่าพวกเขาสามารถมาโดยไม่บอกล่วงหน้าได้ ดังนั้นโดยทั่วไปคุณต้องเตรียมพร้อมเสมอ

มีหลายสาเหตุที่เป็นไปได้ที่การตรวจสอบจะเกิดขึ้น แม้ว่าบางครั้งการตรวจสอบจะเกิดขึ้นเหมือนการตรวจสอบทั่วไป หน่วยงานด้านภาษีอาจตัดสินใจง่ายๆ ว่าคุณต้องมีการตรวจสอบตามระยะเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมายและให้การบริหารของคุณเป็นปัจจุบัน การตรวจสอบเหล่านี้เกิดขึ้นแบบสุ่ม แต่ไม่บ่อยนัก ในกรณีอื่นๆ ส่วนใหญ่จะมีเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมหน่วยงานด้านภาษีจึงตัดสินใจตรวจสอบคุณ ตัวอย่างเช่น คุณส่งการส่งคืนที่หน่วยงานด้านภาษีพบว่าน่าสงสัย หรือคุณอาจนึกถึงการสอบสวนที่ผู้ตรวจสอบภาษีดำเนินการกับซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่งของคุณ หรือคู่ค้าทางธุรกิจ หรือบุคคลที่สามอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นผู้ตรวจสอบจะขอเข้าถึงการบริหารของคุณและดูว่าสามารถตรวจพบข้อผิดพลาดหรือสิ่งผิดปกติได้หรือไม่ นี่คือเหตุผลที่ผู้ทำบัญชีและนักบัญชีมักจะชี้ให้ลูกค้าเห็นว่าเป็นสิ่งสำคัญมากในการบริหารที่ออกแบบอย่างดีและรัดกุม

ไม่ใช่เพียงเพราะหน่วยงานด้านภาษีสามารถเข้ามาเจาะลึกการบริหารของคุณได้ แต่เป็นเพราะผลประโยชน์อื่นๆ สำหรับคุณและบริษัทของคุณโดยเฉพาะ หากคุณบริหารงานอย่างมั่นคง ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวเลขทางการเงินของคุณ คุณสามารถเห็นมันขนานไปกับหนังสือครัวเรือน: คุณตรวจสอบเงินทั้งหมดที่เข้ามาและออกไป ซึ่งหมายความว่าคุณทราบแน่ชัดว่ามีปัญหาตรงไหน เช่น เมื่อคุณใช้จ่ายกับสินทรัพย์มากกว่าที่คุณทำกำไรได้จริง แม้ว่าความจริงแล้วโอกาสที่ผู้ตรวจสอบจะมาเคาะประตูบ้านคุณอาจจะไม่ดีนัก แต่ก็ยังควรจัดการให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สำหรับผู้ประกอบการ การบัญชียังเป็นแหล่งตัวเลขที่เชื่อถือได้เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ซึ่งหมายความว่าง่ายต่อการตัดสินใจว่าจะลงทุนในสิ่งใหม่ๆ เมื่อใด แทนที่จะลงทุนน้อยลงและทำเงินได้มากขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งแทน ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของความสามารถในการทำกำไรของบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากหากคุณต้องการประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง

เมื่อใดที่คุณใช้ระยะเวลาผูกพันการเก็บรักษา 10 ปี

ดังที่เราได้กล่าวไว้สั้น ๆ ข้างต้น ระยะเวลาเก็บรักษาปกติคือ 7 ปี ในบางกรณี ผู้ประกอบการจะต้องเก็บข้อมูลและข้อมูลไว้นานขึ้นอีก 10-XNUMX ปี คือ XNUMX ปี หนึ่งในสถานการณ์ที่ภาระผูกพันในการเก็บรักษาที่ยืดเยื้อนี้มีผลบังคับใช้ คือเมื่อคุณเป็นเจ้าของหรือเช่าอาคารสำนักงาน หรือสถานที่ประกอบธุรกิจประเภทอื่นๆ ข้อมูลเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์อยู่ภายใต้ภาระผูกพันในการเก็บรักษาเป็นเวลา XNUMX ปี ดังนั้นหากคุณเป็นเจ้าของทรัพย์สินประเภทใดก็ตามผ่านทางบริษัทของคุณ คุณจะต้องมีระยะเวลาการเก็บรักษาที่นานขึ้น เช่นเดียวกับเมื่อบริษัทของคุณจัดหาหรือมีส่วนร่วมในการให้บริการออกอากาศทางวิทยุและโทรทัศน์ บริการอิเล็กทรอนิกส์ และ/หรือบริการโทรคมนาคม และยังเลือกใช้โครงการ OSS (One-Stop-Shop) โปรดทราบว่า เป็นไปได้ทั้งหมดที่จะทำข้อตกลงกับหน่วยงานด้านภาษีเกี่ยวกับข้อบังคับหรือการจัดการบางอย่าง เช่น:

• การบริหารควรมีรายละเอียดเพียงใด
• วิธีการเก็บบันทึก
• เก็บข้อมูลนอกเหนือจากข้อมูลพื้นฐานในระยะเวลาอันสั้น

จัดเก็บและปรับปรุงการลงทะเบียนเวลา "ข้อมูลพื้นฐาน" หากทำได้สำหรับการหักภาษีผู้ประกอบการประจำปี นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับการลงทะเบียนระยะทางที่ดี คุณควรเก็บไว้เพื่อใช้รถส่วนตัวสำหรับธุรกิจ หรืออีกทางหนึ่ง: เมื่อคุณใช้รถยนต์ส่วนตัวเพื่อธุรกิจเท่านั้นและไม่ควรใช้เป็นการส่วนตัว

ใครควรบริหารงานกันแน่?

หนึ่งในคำถามแรกๆ ที่คุณอาจถาม ใครมีหน้าที่ต้องบริหารงานเป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปี ในความเป็นจริงแล้วเจ้าของธุรกิจทุกคนจำเป็นต้องทำเช่นนั้น ไม่สำคัญว่าธุรกิจของคุณจะเล็กหรือใหญ่เพียงใด ภาระผูกพันอยู่กับผู้ประกอบการชาวดัตช์ทุกคน คุณไม่จำเป็นต้องดูแลระบบเท่านั้น แต่ยังต้องดูแลระบบในลักษณะที่อนุญาตให้หน่วยงานด้านภาษีตรวจสอบได้ ดังนั้นจึงมีกฎและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง หมายความว่าการบริหารของคุณจะต้องถูกต้องตามกฎหมายของเนเธอร์แลนด์ คุณต้องให้ฝ่ายบริหารนี้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มและสำแดงสิ่งของเครื่องใช้ภายในชุมชน (ICP) อย่างถูกต้อง แต่เพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจของคุณได้อย่างถูกต้อง โดยทั่วไป หมายความว่าคุณต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ทั้งหมด ดังนั้นคุณจะสามารถแสดงเอกสารเหล่านี้ต่อเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีได้เมื่อเขา/เธอทำการตรวจสอบ

ใครบ้างที่ได้รับการยกเว้นไม่ต้องเก็บบันทึก VAT ที่สมบูรณ์

มีผู้ประกอบการบางรายที่ไม่ต้องเก็บบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มให้ครบถ้วน:

• ผู้ประกอบการที่จัดหาสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้น VAT เท่านั้น
• นิติบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการ แต่มีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

ภาระหน้าที่ในการบริหารเพิ่มเติม

คุณเป็นเจ้าของบริษัทที่ซื้อขายสินค้ามาร์จิ้นหรือไม่? จากนั้นภาระหน้าที่ในการดูแลระบบเพิ่มเติมจะมีผลกับคุณ สินค้ามาร์จิ้นคืออะไร? สินค้ามาร์จิ้นโดยทั่วไปเป็นสินค้าใช้แล้ว (มือสอง) ที่คุณซื้อโดยไม่ต้องจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม ภายใต้เงื่อนไขบางประการ รายการต่อไปนี้สามารถถือเป็นสินค้ามาร์จินได้เช่นกัน:

• ศิลปะ
• โบราณวัตถุ
• ของสะสมที่คุณซื้อหรือนำเข้าพร้อมภาษีมูลค่าเพิ่ม

สินค้ามือสองจัดอยู่ในประเภทใด

สินค้าใช้แล้วคือสินค้าทั้งหมดที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้ ไม่ว่าจะหลังการซ่อมแซมหรือไม่ก็ตาม โปรดทราบว่าสินค้าทั้งหมดที่คุณซื้อจากบุคคลธรรมดาเป็นสินค้าใช้แล้วเสมอ แม้ว่าจะไม่เคยใช้งานมาก่อนก็ตาม สินค้าใช้แล้วยังรวมถึงสินค้าที่เพาะพันธุ์ขึ้นเองหรือในกรณีของม้าด้วย เมื่อคุณซื้อขายสินค้าที่มีหลักประกัน คุณต้องเก็บบันทึก นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าการค้าในสินค้ามาร์จิ้นอยู่ภายใต้ภาระหน้าที่ในการบริหารทั่วไป นอกจากนี้ กฎต่างๆ ยังใช้บังคับกับการจัดการสินค้ามาร์จิ้นของคุณ แน่นอนว่าการซื้อและขายสินค้ามาร์จิ้นจะต้องถูกเก็บไว้ในบันทึกของคุณ สำหรับสินค้าเหล่านี้ มีสองวิธีที่แตกต่างกันในการบรรลุสิ่งนี้:

• คุณคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มต่อสินค้าแต่ละรายการ และติดตามการซื้อและการขายต่อรายการในการบริหารของคุณ หน่วยงานด้านภาษีเรียกวิธีนี้ว่าวิธีเฉพาะบุคคล
• คุณคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มจากกำไรรวมในรอบระยะเวลาการประกาศ เราเรียกวิธีนี้ว่าวิธีโลกาภิวัตน์

ทั้งสองวิธีอยู่ภายใต้ภาระหน้าที่ในการดูแลระบบเพิ่มเติม แล้วคุณใช้วิธีไหน? คำถามนี้สามารถตอบได้โดยระบุว่าขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้าที่คุณได้รับอนุญาตให้ใช้ วิธีการแบบโลกาภิวัตน์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสินค้าต่อไปนี้:

• วิธีการขนส่ง เช่น รถยนต์ รถจักรยานยนต์ จักรยาน จักรยานยนต์ และคาราวาน
• เสื้อผ้า
• เฟอร์นิเจอร์
• หนังสือและนิตยสาร
• อุปกรณ์ถ่ายภาพ ฟิล์ม และวิดีโอ
• วีดิโอเทป ดีวีดี เทปเพลง ซีดี แผ่นเสียง ฯลฯ
• เครื่องดนตรี
• เครื่องใช้ในครัวเรือน
• เครื่องใช้ไฟฟ้า
• สัตว์เลี้ยง
• งานศิลปะ โบราณวัตถุ และของสะสม (ภายใต้เงื่อนไขบางประการดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้)

วิธีการแบบโลกาภิวัตน์ยังเป็นข้อบังคับสำหรับชิ้นส่วน อุปกรณ์เสริม และวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในสินค้าเหล่านี้ เนื่องจากเป็นส่วนสำคัญของสินค้าส่วนต่าง ดังนั้น แม้ว่าคุณจะใส่ท่อไอเสียใหม่ให้กับรถมือสองของคุณ มันก็เป็นส่วนหนึ่งของส่วนต่างที่ดี (รถ)

สินค้าที่ไม่เข้าเกณฑ์เป็นสินค้ามาร์จิ้น

คุณแลกเปลี่ยนสินค้าอื่นนอกเหนือจากสินค้ามาร์จิ้นหรือไม่? แปลว่าสินค้าของคุณไม่มีคุณสมบัติตามการใช้งาน? จากนั้นคุณต้องใช้วิธีการแต่ละวิธีซึ่งตรงข้ามกับวิธีโลกาภิวัตน์ วิธีการแบบโลกาภิวัตน์ทำให้คุณสามารถหักล้างส่วนต่างกำไรติดลบกับส่วนต่างกำไรที่เป็นบวกได้ สิ่งนี้ไม่ได้รับอนุญาตด้วยวิธีการแต่ละอย่าง ไม่ว่าในกรณีใด คุณสามารถขอให้หน่วยงานจัดเก็บภาษีของเนเธอร์แลนด์เปลี่ยนวิธีการได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเชื่อว่าวิธีนี้จะเหมาะสมกับคุณ เฉพาะในกรณีที่คุณเป็นผู้ประมูลหรือคนกลางที่ดำเนินการในนามของคุณในฐานะผู้ประมูล คุณไม่สามารถใช้วิธีโลกาภิวัตน์ได้ อาจเป็นเพราะข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ประมูลทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ดังนั้นจึงไม่สามารถถูกมองว่าเป็นเจ้าของสินค้าได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถขายสินค้าที่มีกำไรพร้อมภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณสามารถเลือกขายสินค้าที่มีกำไรพร้อมภาษีมูลค่าเพิ่มได้ คุณสามารถอ่านสิ่งที่คุณต้องทำในการบริหารของคุณได้จาก ผลทางการบริหารเมื่อขายภายใต้โครงการภาษีมูลค่าเพิ่มปกติ

เอกสารที่แน่นอนที่คุณต้องเก็บไว้ในช่วงเวลาหนึ่ง

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณต้องเก็บข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับการบริหารบริษัทของคุณเป็นระยะเวลา 7 ปี เพื่อให้หน่วยงานด้านภาษีสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ ระยะเวลา 7 ปีเริ่มเมื่อมูลค่าปัจจุบันของสินค้าหรือบริการใด ๆ หมดอายุ เพื่อให้สามารถอธิบายความหมายของ 'ปัจจุบัน' ในบริบทนี้ เราสามารถใช้ตัวอย่างสัญญาเช่ารถได้ ลองนึกภาพคุณเช่ารถในช่วงระยะเวลา 3 ปี ตราบใดที่สัญญายังทำงานอยู่ สินค้าหรือบริการจะถูกมองว่าเป็นปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม เมื่อสิ้นสุดสัญญา สินค้าหรือบริการจะไม่ถูกใช้งานอีกต่อไปและถือว่าหมดอายุ เช่นเดียวกับสถานการณ์ เมื่อคุณชำระเงินงวดสุดท้ายเพื่อชำระบางอย่าง (ปิด) ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา คุณต้องจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการนี้เป็นเวลา 7 ปีติดต่อกัน เนื่องจากเป็นช่วงที่ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นขึ้นจริง แน่นอน คุณต้องการทราบว่าเอกสารใดและข้อมูลใดบ้างที่คุณจะต้องเก็บถาวร ข้อมูลพื้นฐานประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปดังต่อไปนี้:

• บัญชีแยกประเภททั่วไป
• การบริหารสต็อก
• การบริหารการซื้อและการขาย
• การบริหารบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้
• การบริหารบัญชีเงินเดือน

นอกจากข้อมูลพื้นฐานที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว คุณต้องคำนึงถึงความจริงที่ว่าคุณต้องเก็บข้อมูลหลักทั้งหมดไว้ด้วย ข้อมูลหลักเกี่ยวข้องกับหัวเรื่อง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับลูกหนี้และเจ้าหนี้ของคุณ และไฟล์บทความ โปรดทราบว่าการกลายพันธุ์ทั้งหมดในข้อมูลหลักจะต้องติดตามได้ในภายหลัง

วิธีที่ถูกต้องในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้

ส่วนสำคัญของข้อผูกมัดในการเก็บรักษาคือวิธีเฉพาะในการรับและจัดเก็บข้อมูล ตามบทบัญญัติทางกฎหมายที่ครอบคลุมหัวข้อนี้โดยเฉพาะ คุณต้องเก็บรักษาหนังสือ เอกสาร และพาหะข้อมูลที่มีความสำคัญต่อภาษีในลักษณะเดียวกับที่คุณได้รับมา ดังนั้นในสถานะเดิมหมายถึงการบันทึกหลักของแหล่งข้อมูล ซึ่งหมายความว่า เอกสารที่ได้รับแบบดิจิทัลจำเป็นต้องจัดเก็บแบบดิจิทัลด้วย ซึ่งอาจดูขัดกับสัญชาตญาณในตอนเริ่มต้น เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพเคยเป็นบรรทัดฐานมาเป็นเวลานาน สิ่งนี้ใช้ไม่ได้อีกต่อไป ตัวอย่างเช่น ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับทางอีเมล จำเป็นต้องจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล เนื่องจากวิธีดั้งเดิมที่คุณได้รับนั้นเป็นดิจิทัล ตามกฎของภาระหน้าที่ในการเก็บรักษา คุณสามารถจัดเก็บใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้นี้ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น

อีกสิ่งที่คุณควรทำคือจัดเก็บแหล่งที่มาของไฟล์ที่คุณได้รับ ถัดจากการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลทุกไฟล์แบบดิจิทัล การบันทึกใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ เนื่องจากหน่วยงานด้านภาษีต้องการให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว คุณไม่ได้ปรับปรุงใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ดังนั้น คุณจึงตระหนักถึงสิ่งนี้โดยไม่เพียงแต่จัดเก็บใบแจ้งหนี้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงอีเมลที่แนบใบแจ้งหนี้ด้วย ซึ่งช่วยให้ผู้ตรวจสอบเห็นว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณบันทึกเป็นไฟล์ PDF หรือ Word นั้นเหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับทางอีเมลจริงๆ ข้อมูลในระบบสารสนเทศที่เรียกว่า ข้อมูลที่ได้มา จะต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังข้อมูลต้นทางได้ แนวทางการตรวจสอบนี้เป็นเงื่อนไขสำคัญเมื่อพูดถึงการจัดเก็บการจัดการแบบดิจิทัล คุณยังได้รับอนุญาตให้ขอข้อมูลระบุตัวตนจากลูกค้าของคุณ สิ่งที่ไม่ได้รับอนุญาตตามกฎของ GDPR คือรูปแบบการระบุตัวตนนี้ถูกคัดลอกและจัดเก็บไว้ในการดูแลระบบ ตัวอย่างเช่น อนุญาตเฉพาะในกรณีที่จำเป็นต้องดำเนินการเท่านั้น เช่น เมื่อคุณจ้างพนักงาน หรือผู้คนจำเป็นต้องพิสูจน์ตัวตนเพื่อสมัครเป็นสมาชิกบริการ (บางส่วน) ที่คุณเสนอ

วิธีบริหารร่างกายที่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่นๆ ที่คุณได้รับทางไปรษณีย์บนกระดาษ และต้องเก็บไว้ คุณอาจแปลงเป็นดิจิทัลและจัดเก็บแบบดิจิทัลตามหน่วยงานด้านภาษี โดยพื้นฐานแล้ว คุณจะแทนที่ไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้บนกระดาษด้วยไฟล์ดิจิทัล สิ่งนี้เรียกว่าการแปลง แต่โปรดทราบว่าในสถานการณ์นี้ คุณจำเป็นต้องเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ตามระยะเวลาที่มีผลผูกพันตามกฎหมายตามที่เรากล่าวไว้ข้างต้นด้วย เมื่อแปลงเป็นดิจิทัล มีปัจจัยสำคัญที่คุณควรทราบ เจ้าของธุรกิจมักจะแปลงเป็นดิจิทัลโดยการสแกนใบแจ้งหนี้ ถ่ายภาพเอกสาร หรือโดยการมีเครื่องมือแปลงเป็นดิจิทัลที่เชื่อมโยงกับโปรแกรมบัญชี ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า 'สแกนและจดจำ' ด้วยวิธีสุดท้ายในการแปลงเป็นดิจิทัลเท่านั้น เป็นไปได้ไหมที่จะแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล ไม่เพียงแต่ง่ายกว่า แต่ยังเป็นไปตามขั้นตอนที่ถูกต้องด้วย

ในโบรชัวร์เกี่ยวกับภาระหน้าที่ในการเก็บรักษา หน่วยงานจัดเก็บภาษีของเนเธอร์แลนด์อ้างถึงเงื่อนไขที่การแปลงจะต้องเป็นไปตาม ที่นี่ สิ่งสำคัญคือคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยของเอกสารต้นฉบับจะไม่สูญหายไป ซึ่งหมายความว่าคุณเก็บใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษไว้เสมอ (ในรูปแบบกระดาษ) เป็นระยะเวลาเจ็ดปี โดยเฉพาะใบเสร็จรับเงินเป็นเรื่องยากสำหรับหน่วยงานด้านภาษีที่จะตรวจสอบความถูกต้อง ในทางกลับกัน มีตัวอย่างของบริษัทบัญชีที่ทำข้อตกลงกับหน่วยงานด้านภาษีเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น สำนักงานต่างๆ ได้รับอนุญาตโดยรวมสำหรับลูกค้าของตนในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่จับต้องได้แบบดิจิทัล ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องเก็บสิ่งใดไว้บนกระดาษอีกต่อไป ในฐานะผู้ประกอบการ คุณควรสำรวจทางเลือกของคุณและอาจพูดคุยกับหน่วยงานด้านภาษีเกี่ยวกับความปรารถนาเฉพาะของคุณ พวกเขามักจะเต็มใจที่จะยืดหยุ่นและช่วยเหลือคุณในบางวิธี ตราบใดที่คุณรักษาความสะอาด โปร่งใส และถูกกฎหมาย

วิธีที่เหมาะสมในการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล

มีหลายวิธีในการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลอย่างเหมาะสม เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดคือแน่นอนว่าต้องจัดเก็บข้อมูลเป็นเวลา 7 (หรือ 10) ปี คุณเก็บข้อมูลทั้งหมดและทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองหรือไม่? จากนั้นกฎหมายการคลังของเนเธอร์แลนด์กำหนดว่าคุณต้องมีขั้นตอนการสำรองข้อมูลที่ดี ในขณะที่คุณต้องทำการสำรองข้อมูลเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ ถัดจากนั้น การสำรองข้อมูลเหล่านี้จะต้องจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ตั้งอื่น ซึ่งไม่ใช่ตำแหน่งที่ตั้งของการดูแลระบบดิจิทัล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเพื่อทำสิ่งนี้ได้ นอกจากนี้ยังได้รับอนุญาตและเป็นไปได้ที่จะเลือกใช้โซลูชันระบบคลาวด์เพื่อจัดเก็บข้อมูลของคุณ คุณทราบหรือไม่ว่าซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์มีข้อดีหลายประการ เช่น: 

• คุณและผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์ใดก็ได้
• ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยและจะไม่สูญหายหรือเสียหายหากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ขัดข้อง
• คุณสามารถให้ข้อมูลแก่ตัวคุณเองและควบคุมบริษัทของคุณตามข้อมูลปัจจุบันที่แท้จริง
• คุณยังสามารถเชื่อมโยงโปรแกรมอื่นๆ เข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีได้อีกด้วย

เมื่อคุณคำนึงถึงกฎเหล่านี้ คุณจะค่อนข้างปลอดภัยในการจัดเก็บการดูแลระบบดิจิทัลของคุณด้วยวิธีที่ถูกต้อง เราจะสรุปรายละเอียดที่น่าสนใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูแลระบบดิจิทัลเพิ่มเติมด้านล่าง

เงื่อนไขและข้อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บไฟล์และข้อมูลดิจิทัล

คุณเก็บข้อมูลไว้ในอุปกรณ์สมัยเก่าหรือไม่? ภาระผูกพันในการเก็บรักษายังหมายถึงว่าข้อมูลที่เก็บไว้จะต้องสามารถเข้าถึงได้ ดังนั้น คุณจะต้องสามารถเข้าถึงและเปิดไฟล์ต้นฉบับได้ ซึ่งหมายความว่า ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์เก่าที่อนุญาตให้คุณเข้าถึงข้อมูลจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ หากสามารถปรึกษาไฟล์ดิจิทัลบางไฟล์ด้วยวิธีนี้เท่านั้น คุณอาจนึกถึงสื่อเก็บข้อมูลแบบเก่า เช่น ฟล็อปปี้ดิสก์เก่า หรือ Windows รุ่นก่อนหน้า นอกจากนี้ แพ็คเกจการบัญชีส่วนใหญ่ยังรองรับสิ่งที่เรียกว่าไฟล์การตรวจสอบทางการเงินอีกด้วย ไฟล์การตรวจสอบเป็นข้อความที่ตัดตอนมาจากบัญชีแยกประเภททั่วไป อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการเก็บเฉพาะไฟล์การตรวจสอบนั้นไม่เพียงพอ เนื่องจากไม่ได้รวมรายการดูแลระบบทั้งหมด ยิ่งไปกว่านั้น โปรดคำนึงถึงวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด เช่น ปฏิทิน แอพ และ SMS ของคุณ ข้อความทั้งหมดทางอีเมล WhatsApp SMS และแม้แต่ Facebook ควรเก็บไว้เท่าที่ถือว่าจัดอยู่ในหมวดหมู่ 'การสื่อสารทางธุรกิจ' ในกรณีของการตรวจสอบ จะต้องให้ข้อมูลนี้ในแบบฟอร์มที่ผู้ตรวจสอบร้องขอ กฎนี้ใช้กับการรักษาวาระดิจิทัลด้วย

เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแปลงไฟล์กระดาษเป็นสื่อดิจิทัลหรือสื่อบันทึกข้อมูล

ภายใต้เงื่อนไขบางประการ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากสื่อเก็บข้อมูลหนึ่งไปยังอีกสื่อหนึ่งได้ ตัวอย่างเช่น การสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษหรือเนื้อหาในซีดีรอมไปยังแท่ง USB แน่นอนว่ามีเงื่อนไขบางประการเพื่อให้สามารถดำเนินการได้ดังต่อไปนี้:

• แปลงให้ถูกต้องครบถ้วน
• ข้อมูลที่แปลงแล้วจะพร้อมใช้งานตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาทั้งหมด
• คุณสามารถทำซ้ำข้อมูลและทำให้สามารถอ่านและควบคุมได้ภายในเวลาที่เหมาะสม

หากคุณประสบความสำเร็จในการตระหนักถึงสิ่งนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษอีกต่อไป ดังนั้นหากคุณทำตามเงื่อนไขข้างต้นได้ คุณก็ไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารต้นฉบับอีกต่อไป สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและพื้นที่ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องมีการดูแลทางกายภาพอีกต่อไป โดยพื้นฐานแล้ว เวอร์ชันดิจิทัลจะเข้ามาแทนที่ต้นฉบับ โดยหลักการแล้ว การแปลงเป็นไปได้สำหรับเอกสารทั้งหมด ยกเว้น:

1. งบดุล
2. งบแสดงสินทรัพย์และหนี้สิน
3. เอกสารศุลกากรบางอย่าง

หากไม่มีการจัดการทางกายภาพ คุณจะประหยัดพื้นที่สำนักงานได้อย่างมากและไม่ต้องทำงานพิเศษอีกมาก ไม่ต้องมองหาเอกสารเก่าหรือกล่องรองเท้าในตู้เสื้อผ้าอีกต่อไป เมื่อคุณดูพัฒนาการทางดิจิทัลในช่วง 10 ถึง 20 ปีที่ผ่านมา คุณควรก้าวไปสู่การบริหารระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสูญเสียไฟล์ที่จัดเก็บแบบดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้โซลูชันบนคลาวด์ นอกจากนี้ การวนซ้ำไฟล์ดิจิทัลยังง่ายกว่าและเร็วกว่ามาก ช่วยนักบัญชีของคุณด้วย พูดคุยกับนักบัญชีของคุณเป็นครั้งคราว และพยายามตั้งค่าการบริหารในลักษณะที่คุณปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาตามกฎหมาย โปรแกรมบัญชีออนไลน์ไม่เพียงให้การบริหารที่ควบคุมได้มากขึ้นเท่านั้น ด้วยไฟร์วอลล์ที่มีการป้องกันอย่างดีและคีย์ที่ปลอดภัย โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีจะจัดเก็บการบริหารของคุณไว้ในคลาวด์โดยอัตโนมัติ คุณสามารถมองว่าเป็นตู้เซฟดิจิทัลในที่ที่ปลอดภัย ซึ่งไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้นอกจากคุณและนักบัญชีของคุณ หรือ: เจ้าหน้าที่ภาษีเมื่อผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบหนังสือของคุณ

Intercompany Solutions สามารถแจ้งให้คุณทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาระผูกพันเงินประกันผลงาน

อย่างที่คุณเห็น มีภาระผูกพันในการเก็บรักษาทางการเงินค่อนข้างมาก คุณควรรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมายล่าสุดเกี่ยวกับหัวข้อนี้อยู่เสมอ เพื่อให้คุณทราบในฐานะผู้ประกอบการว่าคุณกำลังดำเนินการโดยสอดคล้องกับกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของเนเธอร์แลนด์ นักบัญชีของคุณควรแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ รวมถึงตัวเลือกทั้งหมดเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายนี้อย่างเหมาะสมและปลอดภัย หากคุณไม่มีนักบัญชีและไม่รู้วิธีการปฏิบัติตาม หรือบางทีคุณอาจเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจของคุณเองและยังใหม่กับหัวข้อดังกล่าว ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถติดต่อได้ตลอดเวลา Intercompany Solutions. เราสามารถให้คำแนะนำทางการเงินและการคลังที่ครอบคลุมแก่คุณ รวมถึงวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการดูแลระบบที่เหมาะสม นอกจากนี้ เรายังสามารถให้การสนับสนุนและคำแนะนำเมื่อต้องชำระภาษีและจัดทำแบบแสดงรายการภาษีประจำปีของคุณ อย่าลังเลที่จะติดต่อเราโดยตรงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แหล่งที่มา:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/